Pedoman Administrasi Kesiswaan

Daftar Isi

Sekolah dasar adalah salah satu pendidikan yang ada di antara bermacam-macam satuan pendidikan dalam masyarakat. Sebagai salah satu jenis satuan pendidikan, sekolah dasar merpukan wadah pelaksanaan yang berhubungan dengan teknis edukatif, dan tugas-tugas bidang administratif ke arah tujuan pendidikan.

Tujuan akhir pendidikan di sekolah adalah agar siswa memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap positif melalui penerapan kurikulum yang berlaku. Dengan kata lain, melalui pelaksanaan kurikulum, diharapkan siswa dapat memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap positif.

Usaha-usaha pelaksanaaan kurikulum ke arah pencapaian tujuan pendidikan seperti tersebut di atas dapat berjalan lancar dan baik, apabila ditunjang oleh sistem administrasi yang baik. Dalam bidang kesiswaan, kepala sekolah berrtanggung jawab atas terlaksananya kegiatan: (1) penerimaan siswa baru, (2) pengelompokan siswa, (3) kehadiran dan ketidakhadiran siswa di sekolah, (4) penilaian kemajuan siswa, (5) laporan kemajuan siswa, (6) naik tidaknya siswa, (7) bimbingan kepada siswa, (8) pelayanan kesehatan siswa, serta (9) mutasi dan kelulusan siswa.

Data dan informasi yang menggambarkan pertumbuhan dan perkembangan siswa baik perorangan maupun kelompok perlu dihimpun, dicatat dan dipelihara secara cermat dan teratur sejak siswa terdaftar di sekolah sampai siswa tersebut meningalkan sekolah. Rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, dan memelihara data atau informasi kesiswaan termasuk dalam bidang pelayanan ketatausahaan sekolah yang harus dikerjakan oleh Kepala Sekolah, Guru, dan stafnya lainnya. Jadi kepala sekolah dan guru kelas bersama-sama memikul tanggung jawab dalam hal mengurus administrasi kesiswaan khususnya dalam menghimpun, mencatat, dan memelihara data atau informasi mengenai seluruh aspek perkembangan siswa/.

Ruang lingkup administrasi kesiswaan.

Administrasi bidang kesiswaan mencakup ruang lingkup pencatatan data dan pelaporan. Ditinju dari segi pembinan maupun segi penerbiatan adminiarasi, masalah pencatatan data dan pelaporan ini sangat penting. Keduanya sama penting dan saling berkaitan, dan untuk itu perlu disediakan format yang seragam. Oleh karena itu, Kepala Sekolah daau Guru perlu menguasai masing-masing format yang dipakai, termasuk cara mengerjakannya.

A. Pencatatan data

Data yang dicatat berasal dari beberapa sumber yang diambil dari kegiatan pecatatan pada tahap berikut:

1. Data Tahun Pelajaran

Seperti yang sudah diketahui bahwa kegiatan yang pending pada awal tahun pelajaran inalah penerimaan siswa baru. Dalam melaksanakan kegiatan itu telah disiapkan format-format yang harus diisi, antara lain:

a. Format S-1 (Formulir Pendadtaran Siswa Baru)
Format ini disediakan oleh sekolah. Setia orang tua/wali yang ingin mendaftarkan anaknya, harus mengisi format tersebut dengan informasi dan latar belakang keluarga anak tersebut.

b. Format S-2 (Formulir Calon Siswa Baru)
Format ini merupakan rangkuman dari format S-1. Data yang dikumpulan dalam format S-2 ini digunakan untuk mengambil keputusan diterima atau tidaknya calon siswa di kelas I.

c. Format S-3 (Daftar siswa baru kelas I)
Siswa yang diterima dari daftar calo siswa format S-2, dimasukan kedalam format S-3. Format S-3 Dilaporkan kepada UPT Pendidikan sebagai bahan dalam menganalisis daya tampuk sekolah-sekolah di wilayahnya, dan juga untuk menghitung jumlah format Buku Laporan Penilaian (Raport) Baru yang diperlukan.

2. Selama Tahun Pelajaran

Selama tahun pelajaran laporan yang perlu disiapkan dan dikerjakan adalah:

a. Penyusunan data pribadi siswa.
(1) Format S-4 (Buku Induk Siswa)
Data pribadi siswa perlu dituangkan dalam Buku Induk Siswa (Format S-4). Buku ini berisi data mengenai identitas siswa, latar belakang orang tua/wali, dan perkembangan siswa selama di sekolah.

(2) Format S-5 (Buku Klapper)
Untuk memperolah informasi/data secara mudah mengenai seorang anak yang tertentu namanya, maka dibuat daftar siswa yang dikelompokan berdasarkan abjad. Daftar ini tersedia dalam format S-5 (buku klapper).

b. Keadaan Siswa Awal Tahun
Keadaan siswa awal tahun diperlukan untuk penyusunan laporan statistik tahuan. Data yang sudah tidak mengalami perubahan dituangkan dalam dua fotmat, yaitu:

(1) Format S-6 (Jumlah siswa menurut asal, kelas, dan jenis kelamin).
Data ini bersumber dari isian format S-3, S-20 (data siswa yang naik kelas dan mengulang) yang diperoleh dari hasil kenaikan kelas (S-20) tahun sebelumnya, dan S-14 (data siswa pindahan) pada tahun berjalan.

(2) Format S-7 ( Jumlah siswa menurut usia, Kelas, dan Jenis Kelamin)
Data tentang usia siswa, tertuama kelompok 7-12 tahun diperlukan dalam rangka pelaksanaan program wajib belajar.

c. Absensi Siswa
Kehadiran siswa dicatat setiap hari untuk menilai tingkat kerajinan siswa. Ada 4 Jenis format untuk mencatat kehadiran siswa secara perorangan, yaitu:

(1) Format S-8 (Papan Absensi Harian Siswa)
Papan ini yang berukuran 30 cm x 50 cm ditempelkan di dinding ruang belajar. Papan itu diisi nama siswa yang tidak masuk hari itu secara berututan lengkap dengan alasannya.
(2) Format S-9 ( Buku Rekapitulasi Absensi Harian Sisa Sekolah)
Buku absensi ini merupakan rekapitulasi papan absen siswa tiap kelas. Buku ini berada di ruang Kepala Sekolah.
(3) Format S-10 (Buku Absensi Bulanan Siswa)
Setia guru memiliki buku absensi harian untuk mencatat ketidakhadiran tiap harinya. Data absensi siwa diperlukan sebagai bahan yang akan dimuat dalam laporan pendidikan.
(4) Format S-11 (Buku Rekapitulasi Tahuan Absensi Siswa)
Data ini diperlukan kepala sekolah  dan Kepala UPT Kecamatan, terutama untuk meningkatakn pembinaan selanjutnya.

d. Mutasi Siswa
Mutasi siswa atau pndahan siswa atar sekolah harus dicatat secara tertib. Untuk keperluan ini disediakan tiga jenis format, yaitu:

(1) Format S-12 (Surat Permohonan Pindah Sekolah)
Dengan format ini orang tua atau wali sisa dapat mengajukan permohonan pindah sekolah bagi siswa yang menjadi tanggung jawabnaya. Format surat permohonan ini disediakan oleh sekolah yang harus diisi oleh orang tua/wali siswa atau kalu tidak memungkinkan data juga boleh diisi oleh kepala sekolah.

(2) Format S-13 (Surat Keterangan Pindah Sekolah)
Setelah mempelajari alasan permohonan pindah sekolah S-12 dan menyetujuinya, kemudan Kepala Sekolah mengeluarkan surat pindah sekolah untuk siswa yang bersangkutan. Format ini diisi serta ditandatangani oleh kepala sekolah.

(3) Format S-14 (Mutasi siswa)
Format ini dipergunakan sebagai laporan mengenai jumlah siswa yang pindah (keluar/masuk, putus sekolah, dan meninggal).

3. Akhur Tahun Pelajaran

Beberapa kegiatan penting yang dikerjakan pada akhir tahu pelajaran adalah:

a. Pelaksanaan Ujian
Pelaksanaan Ujian Sekolah diatur oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan. Untuk keperluan Ujian disediaan tiga jenis format, yaitu

(1) Format S-15 (Daftar Calon Peserta Ujian)
Format ini merupakan bahan masukan kepada Panitia Penyelenggaraan Ujian sebagai bahan laporak kepala Sekolah kepada atasannya. Pada saat tulisan ini ditulis, Data Ujian Sekolah bersumber dari aplikasi Nasional yang bernamakan Dapodik. Setelah itu data dikelola oleh masing-masing provinsi. Dinas provinsilah yang mengelola data termasuk nilai ujian yang selanjutnya mencetak ijazah ataupun surat keterangan hasil ujian.

(2) Format S-16 (Tanda Peserta Ujian)
Tanda peserta ujian berisi keterangan/identitas peserta. Tanda ini berfungsi sebagai tanda pengenal siswa kepada pengawas sebelum memasuki ruangan ujian.

(3) Format S-17 (Daftar Peserta dan Prestasi Ujian)
Dari daftar ini dapat diketahui nama dan prestasi perserta Ujian. Daftar ini juga berfungsi sebagai bahan laporan penggunaan blangko STTB. Blangko yang tidak terpakai dikembalikan.

(4) Format S-18 (Pendaftaran Masuk SMP/MTs)
Format ini merupakan bentuk pelayanan yang akhir terhadap anak didik yang mengantarkanya ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi. Secara kolektif Kepala Seklah mendaftarkan siswa yang akan melanjutkan ke SMP di wilayahnya lengkap dengan nama, umur, alamat, nilai, dan sekolah yang diinginkannya.

b. Kenaikan Kelas
Penilaian akhir selruh aspek perkembangan seorang wali siswa dari tahun ke tahun meruipakan bahan penentu naik datu tidaknya dan lulus atau tidaknya sekorang siswa. Data mengenai hal terebut dicantumkan dalam promat:

(1) Format S-19 ( Daftar Naik Kelas)
Daftar ini berisi semua nama siswa yang naik dan yang tidak naik kelas.

(2) Format S-20 (Rekapitulasi Berhadil Tidaknya Siswa)
Format ini memberikan gambaran siswa menyeluruh mengenai keberhadilan/kegagalan siswa dalam satu tahuAdmin pelajaran.

B. Pelaporan Administrasi Bidang Kesiswaan

Administrasi bidang kesiswaan selain berfungsi sebagai pencatatan data di sekolah juga mempunyai fungsi lain yang aman penting artinya, yaitu sebagai format laporan.
Disetiap unit kerja pengelola pendidikan, data/informasi diperlukan dalam perencanaan pendidikan, mulai dari unit kerja yang paling rendah dampai dengan nasional. Laporan data siswa sekolah dilaporak ke UPT Kecamatan.

Demikanlah postingan tentang pedoman administrasi kesiswaan tingkat sekolah dasar. Informasi tersebut diatas sangat mungkin kurang update karena ini bersumber dari buku Keputusan Bersama Direktur Jendral Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan dan Kebudyaan. dam Dorektur Jendar pemerinthanan umum dan otonomi daeraj departemen dalam negeri nomor: 15a/C/Kep/TU/97 nomor 422-208 Tanggal 3 Maret 1997 tentang Pedoman Administrasi Sekolah Dasar. Cover buku ini berwarna hijau. Namun saya pernah searching di google ditemukan buku pedoman dengan tahun lebih baru. Namun untuk mendownload atau membaca keseluruhan berbayar. Tapi saya tetap merasa postingan tersebut diatas masih berguna untuk saya. Sekian, terimakasih.


Baca kelanjutannya: Format Administrasi Kesiswaan