PEMBUKUAN KEUANGAN SEKOLAH - APLIKASI ARKAS KEMDIKBUD
Daftar Isi
Modul Penatausahaan merupakan modul yang secara umum digunakan untuk proses realisasi apa yang sudah direncanakan diawal. Tentunya acuannya adalah RKAS (lihat postingan sebelumnya)
Saat ini aplikasi E-RKAS lebih dikenal dengan nama aplikasi ARKAS
1. MENU AKTIVASI BKU
BKU merupakan singkatan dari Buku Kas Umum. Menu BKU untuk mengaktifkan proses Buku Kas Umum yang dibagi menjadi dua:a. Aktivasi Bulanan
Aktivasi bulanan ini bersifat buka tutup, artinya setiap akan meralisasikan BKU kita setiap awal bulan harus membukanya dan menutupnya pada akhir bulan. Tujuannya untuk mencatat bunga bank. ( dibeberapa daerah untuk dana BOS tidak lagi ada bunga bank). Setiap pencatatan bulan berjalan tidak dapat mundur ke bulan sebelumnya, maka harus cermat.Berikut ini cara membuat BKU:
- Setelah dibuka, jangan lupa memilih jenis anggaran.
- Klik tombol bulannya
- ketika di klik bulan Jauari, akan muncul form tentang silPA, apakah ada di bank atau tunai.
- Setelah diaktivasi bulan barulah kita bisa meraliasikannya kegiatan pada menu BKU dengan catatan anggaranya sudah ada. BKU siLPA sudah bisa digunakan karena anggaranya sisa tahun sebelumnya sudah ada. BKU yang menggunakan anggaran BOS tahun berjalan harus menunggu proses penerimaan anggaran BOSnya.
Jika pada bulan yang diaktifkan belum ada penerimaan maka bulan tersebut langsung ditutup. Cara menutupnya klik tombol bulan yang sedang aktif, kemudian setelah di klik akan muncul form yang menayakan jumlah bunga bank dan pajak bunga bank.
- Setelah diisi maka bulan tersebut akan menjadi non-aktif, dan tombol bulan berikutnya sudah bisa diaktivasi. Proses aktivasi berikutnya sama.
- Klik pada tombol triwulan yang ada pada bagian menu aktivasi BKU sebelah kiri. Pastikan bahwa tombol bulanannya telah diaktifkan.
- Setelah di klik kakan muncul form penerimaan, silahkan diisi sesuai yang diterima.
- Setelah disimpan maka menu BKU akan bisa digunakan.
- Buka terlebih dahulu menu Buku Kas Umum (BKU), kemudian jangan lupa pilih jenis anggaranya. Jika belum muncul artinya belum mengkativasi bulan berjalan.
- Jika sudah muncul, 3 tab pencatatan keuangan yaitu tab pencatatan keuangan sekolah dan bank, pencatatan keuangan sekolah saja, dan pecatatan keuangan bank saja. Untuk melakukan realisasi (SPJ), pastikan sekolah sudah memiliki uang tunai.
Bagaimana sekolah bisa tahu nominal ualng tuanai yang ada?
Informasinya ada dibagian bawah form yaitu ada saldo Bank, Tunai dan Total.
b. Aktivasi Penerimaan Dana BOS
Aktivasi Penerimaan Dana BOS merupakan tombol yang digunakan ketika dana BOS sudah diterima. Berikut ini langkah-langkahnya:- Klik pada tombol triwulan yang ada pada bagian menu aktivasi BKU sebelah kiri. Pastikan bahwa tombol bulanannya telah diaktifkan.
- Setelah di klik kakan muncul form penerimaan, silahkan diisi sesuai yang diterima.
- Setelah disimpan maka menu BKU akan bisa digunakan.
2. MENU BUKU KAS UMUM.
Menu Buku Kas Umum ini digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang terjadi dalam pemanfaatkan anggaran BOS, baik pencatatan keuangan dari sekolah, dari bank ataupun perpajakannya. Data inilah yang nantinya akan menjadi acuan dalam pelaporan. Berikut langkah-langkahnya:- Buka terlebih dahulu menu Buku Kas Umum (BKU), kemudian jangan lupa pilih jenis anggaranya. Jika belum muncul artinya belum mengkativasi bulan berjalan.
- Jika sudah muncul, 3 tab pencatatan keuangan yaitu tab pencatatan keuangan sekolah dan bank, pencatatan keuangan sekolah saja, dan pecatatan keuangan bank saja. Untuk melakukan realisasi (SPJ), pastikan sekolah sudah memiliki uang tunai.
Bagaimana sekolah bisa tahu nominal ualng tuanai yang ada?
Informasinya ada dibagian bawah form yaitu ada saldo Bank, Tunai dan Total.
Ketika melakukan SPJ, pastikan saldo Tunai tidak 0 (nol).
Agar tidak nol maka harus melakukan tarik tunai atau mengambil uang dari Bank.
- Klik tombol tarik tunai, kemudian isi tanggal nominal yang akan ditarik dari bank. Transport diabaikan saja. Selain untuk tarik tunai sebetulnya form ini bisa juga untuk mencat setoran ke bank, caranya hanya dengan ubah combo jenis penarikannya yang ada pada bagian atas form.
- Kemudian klik tombol OK, maka pencatatannya sudah masuk dalam tabel.
- Nah barulah sekolah bisa melakukan SPJ. Proses SPJ banyak sekali bentuk prosesnya, dalam hal ini akan dijelaskan secara umum saja sesuai dengan proses RKAS diawal
- Kemudian isi tanggalanya, pilih rekningnya, dalam hal ini belanja barang. misalkan ATK, kemudian isikan kegiatanya.
- Setelah dipilih kegiatanya, karena yang dipilih kegiatanya adalah belanja barang, maka akan muncul form pencatatan transaksinya.
- Kemudian input data tokonya sampai pada nota transaksi. Jika toko pernah diinput sebelumnya, maka akan tampil pada combo boxnya shingga tidak harus mengetik lagi.
- Isikan tanggal transaksi
- Baru mengisi bagian barangnya, ingat kit ceklist barang yang dibeli saja.
- Kemudian jumlahnya barang yang dibeli bisa diubah, misal kita membelinya dicicil. Cara mengubahnya yaitu pada kolom volume belanja kemudian enter (penting karea harus menggunakan enter supaya datanya dihitung).
- Setelah selasai memasukan data, klik OK. sampai muncul hasil pencatatanya.
- Kemudian isi tanggalnya, pilih rekeningnya, dalam hal ini belanja Non barang, misal honor bulanan atau honor tenaga kontrak. Kemudian Isikan Kegiatanya gaji Guru Honorer.
- Setelah dipilih kegiatanya, maka berikutnya isi bagian volumenya.
- Klik tombol tarik tunai, kemudian isi tanggal nominal yang akan ditarik dari bank. Transport diabaikan saja. Selain untuk tarik tunai sebetulnya form ini bisa juga untuk mencat setoran ke bank, caranya hanya dengan ubah combo jenis penarikannya yang ada pada bagian atas form.
- Kemudian klik tombol OK, maka pencatatannya sudah masuk dalam tabel.
- Nah barulah sekolah bisa melakukan SPJ. Proses SPJ banyak sekali bentuk prosesnya, dalam hal ini akan dijelaskan secara umum saja sesuai dengan proses RKAS diawal
a. SPJ Belanja Barang
- Klik tombol SPJ, maka akan keluar form Inputan
- Kemudian isi tanggalanya, pilih rekningnya, dalam hal ini belanja barang. misalkan ATK, kemudian isikan kegiatanya.
- Setelah dipilih kegiatanya, karena yang dipilih kegiatanya adalah belanja barang, maka akan muncul form pencatatan transaksinya.
- Kemudian input data tokonya sampai pada nota transaksi. Jika toko pernah diinput sebelumnya, maka akan tampil pada combo boxnya shingga tidak harus mengetik lagi.
- Isikan tanggal transaksi
- Baru mengisi bagian barangnya, ingat kit ceklist barang yang dibeli saja.
- Kemudian jumlahnya barang yang dibeli bisa diubah, misal kita membelinya dicicil. Cara mengubahnya yaitu pada kolom volume belanja kemudian enter (penting karea harus menggunakan enter supaya datanya dihitung).
- Setelah selasai memasukan data, klik OK. sampai muncul hasil pencatatanya.
b. SPJ Kegiatan Non Barang Atau Honorarium
- Klik tombol SPJ, maka akan keluar form inputan.
- Kemudian isi tanggalnya, pilih rekeningnya, dalam hal ini belanja Non barang, misal honor bulanan atau honor tenaga kontrak. Kemudian Isikan Kegiatanya gaji Guru Honorer.
- Setelah dipilih kegiatanya, maka berikutnya isi bagian volumenya.
- Sisa volume total sesuai dengan yang dianggarkan diawal dalam 1 triwulan, data diatas jumlah pegawai ada 2 dan dianggarkan selama 3 bulan sehingga total volumenya ada 6. Kemudian isikan volumenya 2 karena untuk 1 bulan, maka nanti siswa volumenya jadi 4 untuk bulan berikutnya
- Ceklist bagain PPh jika pegawai tersebut mempunyai NPWP. Jika hinornya dibawah 3 juta maka tidak kena pajak. Setelah sesuai klik tombol OK, maka muncul hasil perncatannya.
c. SPJ Kegiatan Honorarium Kegiatan
- Klik tombol SPJ.- Kemudian isi tanggalnya, pilih rekeningnya, dalam hal ini belanja Non Barang. Misal Proses Pembayaran Honor Kegiatan Penyusunan RPP. Kemudian isikan kegiatannya Honor Panitia.
- Kemudian isikan bagian volumenya sesuai dengan yang di anggarkan pada Kertas Kerja (RKAS) sebelumnya. Jika nominalnya beda-beda masing masing panitia maka diperencanaan harus dipisah-pisah, namun jika sama semua bisa digabungkan.
- Kemdian terkait pph 21, ini akan sesuai dengan dolonganya jika PNS. Jika panitia ini semua sama golonganya maka dapat disatukan dalam perencanaan anggaranya, namun jika berbeda maka harus diposahkan berdasarkan golonganya, supaya memudahkan dsalm pembayaran pajaknya.
Dalam kasus ini dianggap sama dalam satu golongan.
Setelah sesuai kemudain klik tombol OK, maka hasil pencatatanya sebagi berikut.
Dalam pencatatan Buku Kas Umum ini, alurnya sama seperti yang telah dijelaskan di atas. Hanya saja kita harus berhati-hati agar tidak salah salam pencatatan.
Pada menu BKU ini ada satu lagi tombol, yaitu tombol SPJ Non Tunai yang membedakan adalah SPJ Non Tunai bisa langsung digunakan tanpa harus melewati tarik tunai karena sifatnya langsung trasnfer antar bank.
----
baca: Belanja Non Tunai menggunakan aplilasi sipLAH
----
Tombol Delete berfungsi untuk menghapus data transaksi yang salah, harus berhati-harti dalam hapus data karena untuk kasus tertentu bisa mengakibatkan Unbalancei, Lebih amanya jika akan menghapus data adalah data yang terakhir diinput.
Kemudian pada bagian periode bulan yang akan dipilih, ada satus laporan yaitu draf dan final. Draf artinya periode tersebut belum selesai atau belum ditutup aktivasinya, final artinya periode tersebut telah selesai ditutup aktivasinya. Berikut ini bentuk laporan pada aplikasi RKAS yang cukup lengkap.
----
Lihat juga: Jenis-Jenis Buku Pembukuan Keuangan Sekolah
----
a. Laporan BKU
b. Laporan BKU SilPA
c. Laporan Kas Pembantu
d. Laporan Kas Pembantu SiLPA
e. Laporan Pembantu Bank
f. Laporan Pembantu Bank SiLPA
g. Laporan Pembantu Pajak
h. Laporan Pembantu Pajak SiLPA.
i. Laporan Penggunaan
Merupakan rekapitulasi realisasi penggunaan dana bos per komponen penggunaan bos yaitu 11 komponen. ( Lihat Juknis BOS 2021 )
Setelah sesuai kemudain klik tombol OK, maka hasil pencatatanya sebagi berikut.
Dalam pencatatan Buku Kas Umum ini, alurnya sama seperti yang telah dijelaskan di atas. Hanya saja kita harus berhati-hati agar tidak salah salam pencatatan.
Pada menu BKU ini ada satu lagi tombol, yaitu tombol SPJ Non Tunai yang membedakan adalah SPJ Non Tunai bisa langsung digunakan tanpa harus melewati tarik tunai karena sifatnya langsung trasnfer antar bank.
----
baca: Belanja Non Tunai menggunakan aplilasi sipLAH
----
Tombol Delete berfungsi untuk menghapus data transaksi yang salah, harus berhati-harti dalam hapus data karena untuk kasus tertentu bisa mengakibatkan Unbalancei, Lebih amanya jika akan menghapus data adalah data yang terakhir diinput.
3. Menu Buku Kas Umum SILPA
Menu Buku Kas Umum Silpa ini prosesnya sama persis dengan Buku Kas Umum, bedanya terletak pari sumber anggarannya saja yaitu sisa anggaran tahun sebelumnya. Jadi Prosesnya dapat dibaca pada Menu Buku Kas Umum.4. Menu Laporan Penatasusahaan
Pada menu laporan ini, biasanya kita harus memilih bulan (periode) yang akan dicetak.Kemudian pada bagian periode bulan yang akan dipilih, ada satus laporan yaitu draf dan final. Draf artinya periode tersebut belum selesai atau belum ditutup aktivasinya, final artinya periode tersebut telah selesai ditutup aktivasinya. Berikut ini bentuk laporan pada aplikasi RKAS yang cukup lengkap.
----
Lihat juga: Jenis-Jenis Buku Pembukuan Keuangan Sekolah
----
a. Laporan BKU
b. Laporan BKU SilPA
c. Laporan Kas Pembantu
d. Laporan Kas Pembantu SiLPA
e. Laporan Pembantu Bank
f. Laporan Pembantu Bank SiLPA
g. Laporan Pembantu Pajak
h. Laporan Pembantu Pajak SiLPA.
i. Laporan Penggunaan
Merupakan rekapitulasi realisasi penggunaan dana bos per komponen penggunaan bos yaitu 11 komponen. ( Lihat Juknis BOS 2021 )
BOS PERUBAHAN
BOS perubahan terjadi setelah semester 1 selesai atau akan masuk ke semester 2, proses BOS perubahan ini terkait jika ada perubahan dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS) yang telah dibuat sebelumnya, tujuanya untuk memaksimalakan proses realiasai anggaran BOS itu sendiri.
Selain itu juga bertujuan untuk mengatasi permasalahan jumlah siswa yang tidak tetap.
- Buka Menu Penanggung jawab yang ada di modul penganggaran.
Disitu terdapat satu tombol baru yaitu tombol buat REVISI RKAS
- Klik Tombol terebut, akan keluar pesan untuk berhati-hati dalam merevisi RKAS. Karena yang sudah di SPJkan satu direalisasikan tidak dapat diubah. Kemudian klik Yes.
- Setelah itu inputkan jumlah siswa terbaru. OK
- Tunggu hingga proese menyimpan selesai, jika sudah Buka menu Kertas Kerja yang ada pada Modul Penganggaran. Kemudian pilih jenis anggaranya, nah disiut sudah bertambah pilihanya yaitu BOS Pusat Perubahan.
- Pilih BOS Pusat Peruahan
- Jika ada perubahan jumlah siswa maka akan mempengaruhi nominal dana BOS yang harus diterima sekolah.
- Kemudian proses perubahan ini dibisa dilakukan hanya pada di triwulan ke 4. maka triwulan 1,2, 3, statusnya terblok.
- Dan yang sudah terealisasi tidak dapat diubah lagi. Proses perubhan disini kegiatan boleh diganti atau diubah dengan syarat tidak melewati atau tidak lintas jenis belanja.
- Proses berikutnya hampir sama dengan proses dari awal, setelah selesai memperbaiki maka proses berikutnya adalah pengesahan. Prosesnya sama seperti diawal. Kemudian cek status untuk mengetahui hasil pengedahannya.
BOS Perubahan ini baru bisa digunakan setelah disahkan oleh Dinas Pendidikan Terkait. Proses realisasi masih sama yaitu menggunakan menu BKU dan BKU Silpa.
Tambahan apa itu SiLPA?
SILPA adalah singkatan dari Sisa Lebih Pembiayaan Anggaran Tahun Berkenaan, yaitu selisih antara surplus/defisit anggaran dengan pembiayaan netto. Dalam penyusunan APBD angka SILPA ini seharusnya sama dengan nol. Artinya bahwa penerimaan pembiayaan harus dapat menutup defisit anggaran yang terjadi.
PENUTUP
Aplikasi e RKAS ini tak dipungkiri memang canggih. Bisa digunakan untuk pembukuan keuangan sekolah dan membuat SPJ dengan format yang lengkap sesuai dengan buku juknis BOS. Format-format sudah tidak lagi diberi kode misal Buku KAS Umum kodenya BOS K3, dst. Aplikasi ini jika diterapkan di seluruh sekolah akan memberikan dampak yang baik bagi sekolah maupun Dinas Pendidikan. Masih perlu sosialisasi dan pelatihan agar sekolah bisa memanfaatkan aplikasi ini.
Lanjut: Cara Instal ARKAS dan Registrasinya
Demikian yang bisa kami posting, semoga bermanfaat.
Sumber Referensi:
Tambahan apa itu SiLPA?
SILPA adalah singkatan dari Sisa Lebih Pembiayaan Anggaran Tahun Berkenaan, yaitu selisih antara surplus/defisit anggaran dengan pembiayaan netto. Dalam penyusunan APBD angka SILPA ini seharusnya sama dengan nol. Artinya bahwa penerimaan pembiayaan harus dapat menutup defisit anggaran yang terjadi.
PENUTUP
Aplikasi e RKAS ini tak dipungkiri memang canggih. Bisa digunakan untuk pembukuan keuangan sekolah dan membuat SPJ dengan format yang lengkap sesuai dengan buku juknis BOS. Format-format sudah tidak lagi diberi kode misal Buku KAS Umum kodenya BOS K3, dst. Aplikasi ini jika diterapkan di seluruh sekolah akan memberikan dampak yang baik bagi sekolah maupun Dinas Pendidikan. Masih perlu sosialisasi dan pelatihan agar sekolah bisa memanfaatkan aplikasi ini.
Download: Buku Panduan ARKAS.pdf
Lanjut: Cara Instal ARKAS dan Registrasinya
Demikian yang bisa kami posting, semoga bermanfaat.
Sumber Referensi:
Buku Panduan RKAS dan diedit seperlunya
