Manfaat Manajemen File dan Folder Serta Caranya

Daftar Isi

Sebagai Tenaga Administrasi Sekolah ataupun operator sekolah saya sering dihadapkan dengan ketik mengetik dan menyimpan file. Laptop inventaris yang saya pegang dan gunakan juga menyimpan banyak file dokumen dari guru guru, kepala sekolah dan arsip dalam kegiatan administrasi sekolah. 

Dengan begitu banyaknya file perlu untuk menyimpan dan menatanya di folder yang sudah diatur dan direncanakan untuk menyimpan file apa saja. Penyimpanan pada komputer itu juga seperti lemari pakaian kita, ada shaf shaf untuk memisahkan baju-baju, kalau rapi kan enak.

Meskipun pada komputer atau laptop ada fasilitas pencarian file, kadang masih sulit ditemukan apa lagi kalau file yang tersimpan sudah sangat banyak.

[Daftar Isi]

• 1 Manfaat Manajemen File Folder
• 2 Cara Manajemen File Folder
• 3 Tips Manajemen File Folder

Manfaat Manajemen File dan Folder

1. File tertata rapi enak dilihat
2. Mudah menemukan file yang telah disimpan
3. Memudahkan dalam efisiensi ruang penyimpanan. Maksudnya jika memori penuh kita bisa cepat menentukan file mana yang harus dihapus.
4. Backup data penting dengan cepat. Mungkin ada kondisi laptop mengalami rusak dan sudah kelihatan tanda-tanda error/kerusakan, dengan bertindak cepat langsung melakukan backup file data penting.

Cara Manajemen File dan Folder.

Ada banyak cara manajemen file dan folder diantaranya:

1. Kelompokan file berdasarkan jenis file seperti file dokumen (.doc .xls .ptt), gambar (.jpg .png), video, musik, lagu.
2. Mengelompokkan file berdasarkan kegunaan, misal folder kerjaan, folder kerja sampingan, folder kepala sekolah, folder tugas kuliah, folder video, folder lagu.
3. Kelompokan file berdasarkan tahun. Hal ini bisanya diletakkan didalam subfolder.

Tips Manajemen File dan Folder

Berikut ini adalah tips manajemen file dan folder yang paling bagus menurut versi tasADMIN.id sebagai tenaga administrasi sekolah.

1. Buat dan gunakan folder yang konsisten. Gunakan nama folder yang umum dan jangan terlalu panjang
2. Pisahkan antara file – file maupun folder PROSES dan ARSIP. Folder proses untuk file yang sering dibuka atau yang sedang dikerjakan. Untuk file proses atau sedang dikerjakan menggunakan folder my document yang secara default sudah tersedia. Folder arsip digunakan untuk menyimpan file yang sudah selesai atau jarang dibuka.
3. Pisahkan file berdasarkan file type, misalnya ada folder khusus foto, folder video, folder lagu, folder ebook. Biasanya dilaptop buat minimal dibuat 3 pratisi direktori yaitu drive C, D, dan E. Saya biasa menggunakan drive C khusus untuk program sofware atau tempat penginstalan, drive D khusus untuk data-data file dokumen, drive E khusus untuk file multimedia seperti video, foto, dan lagu.
4. Pisahkan file pada folder yang dibuat berdasarkan kategori tata keadministrasian . Misalnya kalau di sekolah buat folder kepegawaian, kesiswaan,  keuangan, kurikulum, persuratan, dll.
5. Jangan membuat hirarki  atau sub folder terlalu dalam.
6. Gunakan jenis gambar icon berbeda untuk setiap kategori folder.

Cara mengganti icon folder pada video ini: https://youtu.be/KI5an87haCs

Lihat juga: 

• Cara Mudah Scan Dokumen Bisa Untuk Digitalisasi Arsip
• Pedoman Administrasi Kesiswaan

Demikianlah ulasan singkat tentang manfaat manajemen file dan folder berikut dengan cara dan tipsnya. Semoga bermanfaat