7 Tips Cetak / Print Raport Excel Tidak Terpotong dan Rapi
Di akhir semester Guru ataupun Tenaga Administrasi disibukan dengan pekerjaan mencetak raport. Raport saat ini cukup banyak lembaranya yang harus di print/dicetak, tidak seperti duhulu cukup ditulis tangan.
Pada postingan ini saya akan berbagi tips cara cetak atau print raport berbasis excel agar tidak terpotong dan rapi.
Postingan tips ini secara umum dapat Anda gunakan untuk semua aplikasi raport berbasis excel ( apk13sd, raport Kang Martho, ataupun raport lainnya ) karena pada dasarnya ini hanyalah tentang pengaturan print yang mungkin belum diketahui karena jarang mengutak atik excel.
Aplikasi raport manual berbasis excel masih banyak dipilih dan digunakakan sebagai alternatif aplikasi raport berbasis web yang kini juga sudah banyak dikembangkan seperti E-Rapor untuk sekolah naungan Kemendikbud, dan Aplikasi Raport Digital (ARD) untuk madrasah naungan Kemenag.
Untuk tutorial ini saya menggunakan aplikasi raport apk13sd dengan apikasi Micosoft Excel 2007. Jika Anda menggunakan versi Excel yang lebih baru (Excel 2020, 2013, 2016, 2019) secara garis besar langkahnya sama, cuma mungkin agar sedikit berbeda bentuk detail icon tampilannya.
Baik langsung saja sebagai berikut.
1. Ketahui Ukuran Kertas Cetak Raport
Ukuran kertas yang biasa digunakan di Indonesia adalah kertas ukuran F4 dan A4. Ukuran kertas F4 yaitu 21,5 x 33,0 cm. Sedangkan kertas ukuraun A4 yaitu 21,0 cm x 29,7 cm.
Namun di laptop biasanya tidak ada ukuran F4, sedangkan ukuran "Letter" dan "Legal" berbeda dengan ukuran "F4". Untuk itu jika Anda menggunakan kertas F4 sedangkan pengaturannya menggunakan Letter ataupun Legal maka hasil print akan terpotong.
Untuk cetak / print raport saya lebih suka dan menyarankan untuk menggunakan kertas ukuran "A4" hal ini dikarenakan disetiap laptop ataupun printer ada setingan untuk kertas jenis ini.
Selain itu cetak dokumen penting seperti raport menggunakan A4 akan terlihat lebih profesional dan jika untuk keperluan fotocopy legalisir maka akan masih menyisakan ruang untuk cap/stampel legalisir.
Ada juga kertas khusus untuk mencetak raport yang ada backgroundnya, Anda dapat membelinya di toko alat tulis ataupun memesan ke percetakan dan juga munkin tersedia di penjual map raport.
2. Mengatur Page Setup Excel
Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, ukuran kertas, dan batas kertas gunakan menu Page Setup. Klik menu "Page Layout" --- "Page Setup" --- "Paper Sise" pilih A4.
Kemudian untuk "Margin" atau batas kertas print, silahkan sesuikan dengan keperluan. Untuk batas kertas / margin sebelah kiri / left, biasanya dibuat lebih lebar karena jika akan dibendel maka masih menyisakan ruang.
Selanjutnya "Header/Footer", karena raport berlembar-lembar maka untuk mengantisipasi urutan halaman raport yang tertukar kita bisa menggunakan menu atau fitur Footer.
Dengan adanya footer ini nantinya disetiap halaman yang dicetak pada bagian bawah akan tertulis keterangan yang telah kita buat misalkan disini kita buat "Rapor Kelas IV - Tahun Pelajaran 2021/2022 - Semester I"
Dengan begitu maka akan mencegah halaman raport yang tertukar urutan kelasnya maupun semesternya. Seperti yang kita lakukan bahwa raport ini tidak dibendel namun disimpan kedalam map.
Membuat Background Tanda Air Raport
Pada menu "Page Setup", Anda juga bisa memasang atau membuat background tanda air raport.
Membuat background tanda air pada raport merupakan cara agar dokumen raport lebih terkesan unik dan lebih bagus.
Selain itu tanda air juga bisa dipakai untuk melindungi keabsahan/keaslian sebuah dokumen, untuk menghindari pemalsuan dokumen raport.
Adapun cara untuk membuat backgroud tanda air pada raport kurikulum 2013 adalah sebagai berikut.
1. Persiapkan gambar backgroud, disini saya menggunakan logo Tut Wuri Handayani, jika sudah punya logo sekolah tersendiri bisa dikombinasikan. Berikut ini adalah logo tutwuri yang telah saya ubah warnanya menyesuaikan warna jenjang.
Logo Tut Wuri SD Warna Merah
2. Masuk ke menu "Header Footer", disini saya menggunakan menu header, silahkan masukan logo yang hendak dijadikan backgroud tanda air. Untuk memposisikan agar di tengah, Anda bisa melakukan enter seperti gambar di bawah ini.
3. Sesuikan Pengaturan Kertas Pada Printer
Waluapun kita sudah mengatur pengaturan kertas melalui "Page Setup", hasilnya akan kurang maksimal jika kita tidak mengatur juga pada pengaturan Printer.
Cara melakukan pengaturan kertas pada pineter yaitu tekan tombol CTRL + P , selanjutnya pilih printer yang digunakan --- "Propertis"
Disini saya menggunakan Printer Canon, untul memilih Ukuran Kertas silahkan klik pada menu "Printer Paper Size"
Dengan begitu hasil ukuran print out raport akan presisi dan maksimal.
4. Menggunakan Menu Page Break Priview
Menu "Page Break Preview" ini akan berguna untuk melihat secara langsung area mana yang akan tercetak dan terpotong. Akan ada tanda garis berwarna biru yang dapat Anda geser-geser atau sesuaikan bagian mana yang akan dopotong hasil cetaknya.
Untuk memunculkan fitur garis berwarna biru ini, silahkan klik pada Menu "View" --- "Page Break Preveiw"
Untuk menampilkan ke tampilan normal silahkan pilih menu "Normal"
5. Menggunakan Fitur Set Print Area
Karena excel berbentuk kotak-kotak cells bagi sebagian orang memang mengalami kesulitan dalam melakukan cetak. Namun jika sudah terbiasa tentulah hal yang mudah.
Di excel tersedia bebagai fitur menu untuk cetak, salah satunya adalah "Set Print Area"
Dengan menggunakan "Set Print Aera", Anda akan langsung dapat mencetak raport sesuai area yang telah dilih dan tidak perlu memblok selection ketika akan mencetak.
Caranya silahkan blok dulu area raport yang akan dicetak --- selanjutnya pilih menu "Page Layout" --- "Print Area" --- "Set Print Area"
Untuk mengembalikannya seperti semula pilih "Clear Print Area"
Batas cetak akan ditandai dengan tampilan garis putus-putus seperti gambar dibawah ini.
6. Sesuaikan Lebar Kolom dan Baris
Nilai deskripsi pada raport Kurikulum 2013 memberikan tantangan tersendiri pada sebuah aplikasi raport, diantaranya pada hasil printout yang kadang terlalu panjang dan ada yang tidak tercetak.
Sebenarnya dalam juknis disebutkan bahwa deskripsi dibuat di langkah akhir dan kata-katanya dapat disesuikan dengan mengacu pada nilai KD tertinggi dan KD Terendah.
Lalu bagaimana cara agar tampilan nilai deskripsi raport rapi dan terlihat jelas ataupun tidak terpotong? silahkah sesuaikan lebar kolom maupun baris dengan cara klik tahan geser pada batas baris maupun kolom
Untuk aplikasi raport "apk13sd" dibuat dengan menggabungkan beberapa kolom tujuanya agar rapi, jika baris atau kolom dirasa terlalu lebar maka Anda cukup menyembunyikan baris atau kolom yang tidak terpagai.
Caranya blok, kemudian "klik kanan" --- pilih "hide". Untuk menampilkan kembali pilih "Unhide"
Jika Anda tidak dapat mengatur lebar kolom baris, ataupun melakukan hide baris, kemungkinan sheet cetak raport telah di protect.
Kita dapat membuka kuncian sheet / proteksinya terlebih dahulu dengan cara klik menu "Review" --- "Unprotect Sheet".
Namun jangan lupa setelah di edit atau dimodifikasi silahkan "Protect Sheet" kembali untuk menghindari rumus error karena tidak sengaja terhapus.
7. Print Preview
Sebelum Anda benar-benar mencetak, silahkan lakukan dahulu Print Preview. Ini akan menampilkan hasil cetakan / printout. Caranya silahkan tekan tombol CTRL + P --- pilih "Print Previw"
Gunakan menu "Next Page" untuk melihat halaman berikutnya, dan "Previous Page" untuk menampilkan halaman sebelumnya.
Nah itulah 7 Tips Cara Cetak / Print Raport Excel Tidak Terpotong dan Rapi yang bisa Anda praktikan dengan mudah.
Baca juga: Cara Cepat Copy Data Siswa Dapodik Ke Aplikasi Raport Excel
Download juga: CONTOH UNDANGAN PENGAMBILAN RAPORT
Jika ada yang masih bingung dan ada yang ingin ditanyakan silahkan melalui kotak komentar yang tersedia dibawah ini. Semoga bermanfaat dan terima kasih...
2. Semua komentar kami baca, namun tidak semua dapat dibalas harap maklum.
3. Beri tanda centang pada "Beri tahu saya" untuk pemberitahuan jika komentar Anda telah kami balas.