CARA UPDATE DATA ASN DAN PPT TAHUN 2021 MELALUI APLIKASI MySAPK SiASN

Nir Singgih

Diperbarui: 30 Sep, 2021 • 0 • menit membaca

Daftar Isi

Pada tahun 2021 ini Badan Kepegawaian Negara (BKN) mewajibkan Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Pejabat Pimpinan Tinggi (PPT) Non ASN untuk update data mandiri secara online.

Update data ASN dan PPT dilakukan mulai Bulan Juli - Oktober Tahun 2021 menggunakan aplikasi MySAPK yang dapat di download melalui google playstore maupun menggunakan web.

Update Data ASN Tahun 2021 Online MySAPK

Update data ini berguna mewujudkan data kepegawaian yang akurat, terkini, terpadu dan berkualitas. Selain itu juga untuk mewujudkan "satu data ASN" dibidang manajemen.
[Daftar Isi]

1 A. Istilah pada Kegiatan Update Data ASN Tahun 2021
2 B. Data yang Harus Diupdate PNS dan PPK
3 C. Dokumen Yang Harus di Upload di MySAPK SIASN
4 D. Cara Update data MySAPK
5 E. Solusi Data Bermasalah pada MySAPK
6 F. Formulir MySAPK Offline
7 G. Penutup

A. Istilah pada Kegiatan Update Data ASN Tahun 2021

Agar Anda bisa berhasil melakukan update Data ASN Tahun 2021, alangkah lebih baik mengetahui dulu istilah yang digunakan dalam kegiatan update data melalui MySAPK.

Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah profesi bagi pegawai negeri sipil (PNS) dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja pada instansi pemerintah (PPPK).
Pejabat Pimpinan Tinggi adalah Pegawai Non ASN yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi.
Pemutakhiran Data Mandiri (PDM) ASN adalah proses peremajaan dan pembaharuan data secara mandiri yang bertujuan untuk mewujudkan data yang akurat, terkini, terpadu, berkualitas baik sehingga dapat menciptakan interoperabilitas Data.
"MySAPK" adalah aplikasi berbasis teknologi seluler untuk Pegawai Negeri Sipil yang terintegrasi dan terhubung secara daring dengan database PNS Nasional untuk informasi Profil Pegawai Negeri Sipil.
SIASN adalah rangkaian informasi dan data mengenai pegawai ASN yang disusun secara sistematis, menyeluruh dan terintegrasi dengan berbasis teknologi yang dituangkan dalam bentuk Bahasa pemrograman
Verifikator = PNS yang ditunjuk oleh Instansi untuk melaksanakan proses verifikasi
Approval = PNS di unit kerja kepegawaian/BKD/unit pelaksana teknis yang ditunjukmelakukan persetujuan
ADMIN = PNS yang ditunjuk oleh Instansi sebagai Admin Instansi

B. Data yang Harus Diupdate PNS dan PPK

Dapat apa saja yang harus di update PNS melalui aplikasi MySAPK?

Data yang harus diupdate oleh PNS melalui MySAPK yaitu:

Data Personal*
Riwayat Jabatan*
Riwayat Pendidikan & diklat (Kursus) *
Riwayat SKP (2 tahun terakhir) *
Riwayat Penghargaan*
Riwayat Pangkat dan Golongan Ruang*
Riwayat Keluarga
Riwayat Peninjauan Masa Kerja
Riwayat Pindah Instansi*
Riwayat CLTN*
Riwayat CPNS/PNS*
Riwayat Organisasi

Data apa yang harus diupdate PPPK dan PPT Non-ASN ?

Data yang harus diupdate PPPK dan PPT Non-ASN yaitu

Data Personal*
Riwayat Diklat (Kursus) *
Riwayat Penghargaan/tanda jasa
Riwayat Keluarga
Riwayat Organisasi

C. Dokumen Yang Harus di Upload di MySAPK SIASN

Dalam melakukan proses update perbaikan data maka harus mengupload / mengunggah scan dokumen bukti fisik sesuai isian data.

1. KTP untuk Data Personal

Data yang berisi informasi mengenai data pribadi ASN dan PPT Non-ASN.

2. Dokumen Riwayat Jabatan

Data yang berisi informasi riwayat jabatan yang pernah diampu PNS berdasarkan tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang dalam sebuah jabatan ASN berdasarkan surat keputusan pengangkatan jabatan ASN. Yang harus diupload yaitu Surat Keputusan Pengangkatan dalam Jabatan

Untuk pengisian Kelas Jabatan Fungsional Guru pada MySAPK sebagai berikut

Adapun kelas jabatan untuk jabatan fungsional ASN ditunjukan pada gambar di bawah ini

3. Dokumen Riwayat Pendidikan

Data yang berisi informasi Riwayat kualifikasi pendidikan formal PNS dari jenjang paling tinggi sampai jenjang paling rendah yang diselenggarakan di sekolah/universitas/institusi. Dokumen riwayat pendidkan adalah Ijazah

4. Dokumen Riwayat Diklat

Data yang berisi informasi Riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti PNS meliputi diklat struktural, teknis/fungsional, seminar/workshop/ magang/sejenis. Dokumenya yaitu Sertifikat Pendidikan/Pelatihan/Kursus/Seminar.

Diklat struktural merupakan diklat yang dilakukan guna memberikan wawasan, pengetahuan, keahlian, ketrampilan, sikap serta perilaku dalam bidang kepemimpinan aparatur, yang bertujuan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan dalam jenjang jabatan struktural tertentu.

Contoh : Diklat PIM Tingkat IV

Diklat Teknis merupakan Diklat yang dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas PNS.

Contoh : Diklat Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintahan

Diklat Fungsional merupakan jenis Diklat Pegawai Negeri Sipil yang dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing.

Contoh : Diklat TOT Perencanaan Peningkatan Kinerja

5. Dokumen Riwayat Kursus

Data yang berisi informasi Riwayat pengembangan kompetensi yang pernah diikuti PNS meliputi seminar, kursus, atau pembelajaran pengetahuan ketrampilan, penataran. Dokumen bukti fisiknya yaitu Sertifikat Pendidikan/Pelatihan/Kursus/Seminar

6. Dokumen Riwayat SKP

Data yang berisi informasi Riwayat penilaian prestasi kerja selama 2 tahun terakhir yang dilakukan

berdasarkan perencanaan kinerja pada tingkat individu dan tingkat unit atau organisasi dnegna memperhatikan target, capaian, hasil, dan manfaat yang dicapai serta perilaku PNS. Dokumen yang harus di upload adalah SKP yang sudah ditandatangani oleh yang bersangkutan atau Pejabat yang Berwenang

Pada pengisian riwayat SKP juga ada istilah Unor, Unor adalah akronim dari Unit Organisasi.

7. Dokumen Riwayat Penghargaan/Tanda Jasa

Data yang berisi informasi Riwayat penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan berdasarkan penilaian konstribusi balas jasa pemerintah yang diberikan langsung kepada PNS. Yang harus di upload: Surat Keputusan Penghargaan/Tanda Jasa

8. Dokumen Riwayat Pangkat dan Golongan Ruang

Data yang berisi informasi Riwayat pangkat dan golongan ruang selama bekerja. Dokumenya yaitu Surat Keputusan Kenaikan Pangkat

9. Dokumen Riwayat Keluarga

Data yang berisi informasi keluarga, orang tua (ayah, ibu), data pasangan (suami/istri) dan anak. Yang harus diupload yaitu Kartu Keluarga dan Buku Nikah

10. Dokumen Riwayat Peninjauan Masa Kerja

Data yang berisi informasi Riwayat penetapan persetujuan peninjauan masa kerja ASN Dokumen yang di upload: Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja

11. Riwayat Pindah Instansi

Data yang berisi informasi Riwayat pemindahan ASN dari

instansi kerja lama ke instansi kerja baru. Dokumen yang di upload: Surat Keputusan Pindah Instansi

12. Dokumen Riwayat Cuti

Data yang berisi informasi Riwayat penetapan penetapan status cuti diluar tanggungan negara mulai

dari persetujuan hingga pengaktifan kembali. Dokumen yang di upload Surat Keputusan Penetapan CLTN.

13. Dokumen Riwayat CPNS/PNS

Data yang berisi informasi Riwayat status kedudukan CPNS atau PNS sesuai dengan SK. Dokumenya yaitu: SK PNS dan SK CPNS

Contoh Dokumen SK PNS

14. Dokumen Riwayat Organisasi

Data yang berisi informasi Riwayat pengalaman berorganisasi yaitu riwayat pengalaman PNS bergabung dan berkontribusi di dalam sebuah organisasi yang relevan dengan pemerintahan.

Dokumenya yaitu Sertifikat Organisasi.

D. Cara Update data MySAPK

Berikut ini langkah-langkah cara mudah update data ASN melaui aplikasi MySAPK SIASN

1. Buka Link MySAPK di alamat https://mysapk.bkn.go.id atau instal alikasinya di google plyastore MySAPK BKN https://play.google.com/store/apps/details?id=com.nudi.bkn.sapk

2. Login ke web ataun aplikasi menggunakan

username MySAPK adalah NIP ( tanpa spasi ) dan

password MySAPK adalah NIK

Keterangan: untuk sekarang tidak bisa lagi menggunakan password NIK, untuk itu harus melakukan prosedur "Lupa Password"

Diharapkan walaupun bisa login menggunakan NIK, Anda harus mengganti passwordnya dengan cara reset password mealui email. Nantinya token akan dikirimkan email pribadi,untuk itu pastikan email yang digunakan aktif. Akan lebih mudah apabila menggunakan email yang ada di smartphone android kita.

Apabila Anda memiliki HP Android, tentulah memiliki email yang aktif yaitu gmail.

Namun perlu diketahui untuk pengirimkan token terkadang memerlukan jeda waktu yang agak lama.

Bagi Anda yang berada di naungan Kementrian Agama (Kemenag) Pusat telah membuatkan email bagi tiap PNS dengan format sebagai berikut:

alamat email : nip@kemenag.go.id

password awal: ASN + 3 digit terakhir nip + 2 digit tgl lahir + 2 digit bulan lahir.

contoh :

PNS dengan NIP 197702112005011002 maka emailnya adalah : 197702112005011002@kemenag.go.id dan passwordnya adalah : ASN0021102

3. Setelah berhasil login silahkan cek/ periksa dan cermati data Anda. Anda dapat melakukan perbaikan data maupun menambah / melengkapi data.

4. Upload Data Pendukung Scan Dokumen untuk melakukan penambahan atau perbaikan data

Berikut ini data yang harus di upload di MySAPK

Lihat: Cara Mudah Scan Dokumen Menggunakan Paint

5. Setelah itu tunggu Verifikator untuk Memverifikasi / Menyetujui penambahan atau perbaikan data.

E. Solusi Data Bermasalah pada MySAPK

Karena kegiatan ini adalah proses update dan perbaikan data tentu akan ditemukan beberapa permasalahan data ASN. Berikut ini solusi atau cara mengatasi atau permasalahan data ASN melalui MySAPK.

1. Penyelesaian Permasalahan Jabatan

Jika pada MySAPK, data Jabatan belum diperbaharui ke Riwayat jabatan terakhir dan dalam kondisi ini ASN tidak mempunyai SK Jabatan terakhir, maka ASN dapat mengusulkan perubahan jabatan pada Unit Kepegawaian Instansi masing-masing untuk selanjutnya dimutakhirkan data Riwayat jabatan oleh unit di SIASN.

2. Penyelesaian Permasalahan Pendidikan

Untuk melakukan proses penyesuaian ijazah, maka ASN harus mengumpulkan berkas diantaranya fotokopi SK CPNS, SK PNS, SK KP terkhir, PAK asli untuk jabatan fungsional dan Penilaian Prestasi Kerja (SKP) minimal baik untuk 2 tahun terakhir dan mengusulkan pada Unit Kepegawaian Instansi masing-masing.

Unit Kepegawaian akan mengusulkan dalam bentuk Kenaikan Pangkat Pilihan dan nantinya akan diproses oleh Bidang Mutasi Kantor Regional / Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan BKN sesuai dengan wilayah kerja.

3. Pencantuman Gelar

Untuk melakukan proses pencantuman gelar, maka ASN harus mengumpulkan berkas diantaranya legalisir Ijazah & transkrip nilai, Akreditasi Prodi Tahun Lulus, Surat Izin Belajar/Tugas Belajar, Legalisir SK KP terakhir dan mengusulkan pada Unit Kepegawaian Instansi masing-masing.

Unit Kepegawaian akan mengusulkan dengan Surat Pengantar kemudian akan diproses oleh Bidang Mutasi Kantor Regional / Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan BKN sesuai dengan wilayah kerja.

4. Penyelesaian Permasalahan Pangkat & Golongan Ruang

Jika pada MySAPK data Pangkat dan Golongan Ruang ASN belum diperbaharui, maka ASN dapat mengumpulkan SK KP terakhir dan mengusulkan kepada Unit Kepegawaian.

Unit Kepegawaian akan menyertakan SK KP terakhir dari ASN dan Pertek KP sebagai bukti telah berada di pangkat tersebut untuk diperbaharui datanya oleh Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan BKN/ Bidang Mutasi Kanreg sesuai dengan wilayah kerja.

Lihat juga: Jenjang Karir Jabatan Fungsional Guru

5. Penyelesaian Permasalahan Pindah Instansi

Jika ASN ingin melakukan mutasi (Pindah Instansi), maka ASN harus mengumpukan berkas seperti pada gambar diatas, untuk selanjutnya berkas-berkas tersebut akan diusulkan oleh Unit Kepegawaian Instansi bersamaan dengan Surat Pengantar dan ditujukan ke Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan BKN / Bidang Mutasi Kantor Regional sesuai wilayah kerja.

6. Permasalahan Peninjauan Masa Kerja

Untuk mengesahkan Masa Kerja yang dibawa sebelum menduduki jabatan sebagai ASN, maka ASN harus melengkapi berkas berupa SK CPNS, SK PNS, SK KP terakhir, PAK asli (fungsional) dan Penilaian Prestasi Kerja bernilai minimal baik untuk 2 tahun terakhir dan mengajukan ke Unit Kepegawaian Instansi.

Unit Kepegawian akan mengusulkan Peninjauan Masa Kerja berdasarkan surat pengantar dan dokumen dari ASN dan selanjutnya akan diproses oleh Direktorat Pengadaan dan Kepangkatan BKN/Bidang Mutasi Kanreg sesuai dengan wilayah kerja.

7. Penyelesaian Permasalahan Cuti Diluar Tanggungan Negara

Untuk Usulan CLTN, ASN dapat mengajukan Surat Permohonan beserta alasan mengusulkan CLTN, Surat Keterangan Dokter/Dokter spesialis jika dalam kondisi sakit ke Unit Kepegawaian Instansi.

Unit Kepegawaian Instansi akan mengeluarkan Surat Permintaan Persetujuan CLTN dan Surat Penugasan untuk diusulkan ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN.

Untuk Usulan perpanjangan CLTN, ASN dapat mengajukan Surat Permohonan beserta alasan perpanjangan CLTN. Unit Kepegawaian Instansi akan mengeluarkan Surat Persetujuan Perpanjangan CLTN untuk diusulkan ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN.

Untuk Usulan pengaktifan Kembali ASN dari CLTN, ASN dapat mengajukan Laporan Tertulis telah selesai menjalankan CLTN. Unit Kepegawaian Instansi akan mengeluarkan Surat Pengaktifan Kembali untuk diusulkan pengaktifan ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN.

8. Perbaikan NIP MySAPK

Jika terdapat kesalahan NIP yang salah di MySAPK, maka ASN dapat mengajukan usulan perbaikan NIP dengan berkoordinasi melalui Biro SDM Instansi masing-masing.

ASN mengumpulkan fotokopi Ijazah saat pengangkatan CPNS, SK CPNS dan SK PNS dan menyampaikan kepada Biro SDM Instansi masing-masing. Kemudian Biro SDM Instansi akan menyiapkan Surat Pengantar untuk ditujukan ke Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN.

7. Perbaikan Nama MySAPK

Jika terdapat nama yang salah di MySAPK, maka ASN dapat mengajukan usulan perbaikan nama dengan berkoordinasi melalui Biro SDM Instansi masing-masing.

8. Status Tidak Aktif

Jika ASN masih aktif, namun pada MySAPK status kepegawaian yang bersangkutan tidak aktif, maka ASN dapat mengajukan usulan pengaktifan dengan berkoordinasi melalui Biro SDM Instansi masing-masing.

ASN mengumpulkan fotokopi SK KP terakhir, Gaji 3 bulan terakhir serta SK CPNS dan SK PNS dan menyampaikan kepada Biro SDM Instansi masing-masing.

Kemudian Biro SDM Instansi akan menyiapkan Surat Pengantar dan Surat Permohonan Pengaktifan untuk ditujukan ke Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian BKN.

9. Status Pembatalan Pensiun

Jika ASN sudah pernah mendapatkan SK Pensiun dan alih jabatan sehingga batas usia pension diperpanjang. Maka ASN harus melakukan pembatalan pensiun terlebih dahulu jika pada MySAPK data yang bersangkutan tidak aktif.

ASN wajib mengembalikan SK Pensiun kepada Unit Kepegawaian Instansi, kemudian unit Kepegawaian akan mengajukan usul pengaktifan ke Bidang Pensiun Kantor Regional BKN atau Direktorat Pensiun PNS dan Pejabat Negara sesuai dengan wilayah kerja masing-masing Instansi

10. Tidak Ikut PUPNS 2015

Jika ASN tidak ikut PUPNS 2015, maka ASN wajib untuk melengkapi berkas diantaranya melampirkan Bukti Alasan Tidak Ikut e-PUPNS 2015, Surat Keterangan Dokter jika pada saat e-PUPNS 2015 sedang sakit, fotokopi SK CPNS, SK PNS, SK KP terakhir dan slip gaji 3 bulan terakhir untuk kemudian diusulkan ke Unit Kepegawaian Instansi.

Unit Kepegawaian Instansi akan mengeluarkan Surat Pernyataan berstatus Aktif bagi PNS yang masih aktif dan Surat Pengantar yang selanjutnya akan diproses pengaktifan ASN oleh Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN.

11. Tidak Memiliki NIP Baru

Jika ASN tidak memiliki NIP Baru, maka ASN wajib untuk melengkapi berkas diantaranya mengisi Formulir PUPNS 2003, melampirkan fotokopi SK CPNS, SK PNS, SK KP terakhir dan slip gaji 3 bulan terakhir untuk kemudian diusulkan ke Unit Kepegawaian Instansi.

12. Diberhentikan

Jika status kepegawaian ASN berubah menjadi diberhentikan. Maka ASN dapat mengajukan pengaktifan Kembali ke Unit Kepegawaian Instansi.

Unit Kepegawaian Instansi akan menyertakan Surat Keputusan dari Bapek/PTUN atau Institusi terkait tentang pembatalan pemberhentian PNS dan selanjutnya akan diproses pengaktifan ASN oleh Direktorat Status dan Kedudukan Kepegawaian BKN.

13. Referensi Data

Untuk pengajuan perbaikan data di MySAPK, jika referensi tidak ditemukan maka ASN dapat memilih menu Helpdesk dan memilih Jenis Referensi, kemudian mengunggah dokumen pendukung yang dibutuhkan. Verifikator akan memverifikasi data referensi dan jika disetujui maka referensi akan ditambahkan, dan jika tidak maka akan dikirimkan notifikasi ke akun MySAPK ASN

F. Formulir MySAPK Offline

Sebetulnya MySAPK harus di kerjakan sendiri oleh masing-masing ASN melalui aplikasi, sehingga tidak dibutuhkan cetak formulir update data MySAPK.

Namun pada kenyataanya banyak yang lebih suka mengisi secara offline melalui formulir, untuk selanjutnya meminta bantuan operator untuk memasukan data secara online.

Berikut ini kami share contoh formulir MySAPK Offline yang bisa diisi oleh masing-masing ASN dan nantinya operator tinggal memasukan datanya saja tidak perlu membuka-buka berkas yang bersifat rahasia.

Formulir MySAPK Offline ini saya dapatkan melalui Grup WA, ada yang berbagi file ini dan sangat berguna untuk teman-teman operator sekolah. Kalau di lihat dari tempatnya tertulis Tempurejo, pokoknya sangat berguna

Jangan lupa formulir MySAPK Offline ini untuk ditanda tangani oleh ASN yang bersangkutan, jadi bila mana ada kesalahan data bukan salah operator.

Download: Formulir MySAPK Offline

G. Penutup

Demikianlah tentang cara update data ASN dan PPT Tahun 2021 online melalui aplikasi MySAPK SiASN dan dokumen yang harus diupload/ diunggah.

Untuk lebih jelas Anda bisa mendownload dan pelajari langsung Buku Panduan Update Data ASN dan PPTK Tahun 2021. ( Download / Unduh )

Akhir kata, sekian semoga bermanfaat dan bantu share ke teman-teman ASN agar bisa melakukan updating datanya secara mandiri.Terima kasih.

Sumber Referensi:

1. Badan Kepegawaian Negara. 2021. "Buku Pedoman Pemutakhiran Data Mandiri ASN dan PPT Non ASN"

2. https://mysapk.bkn.go.id/

Nir Singgih Seorang operator sekolah yang ingin berpartisipasi memajukan pendidikan dengan membantu Bapak/Ibu Guru membuat administrasi dan menyajikan data valid.

tasADMIN